Et si vous étiez au cœur de la relation entre nos agences et le siège ?
En tant qu’Assistant(e) administratif(ve) dans le cadre d’un CDI, vous jouez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du siège et des agences, en contribuant à créer un lien de confiance entre les collaborateurs et les services support notamment la Direction commerciale et le Service informatique..
Depuis plus de 30 ans, le groupe Work 2000 se distingue par son ADN : la proximité, l’écoute et l’esprit d’équipe. Ancré en région AURA et présent dans toute la France avec plus de 40 agences, nous continuons de grandir en restant fidèles à ce qui fait notre force : l’humain.
Au sein d’une équipe de 8 personnes dans le pôle comptable et financier, sous la responsabilité du DAF, vous prenez en charge, les missions suivantes comprenant les différents services du siège social :
Administration du siège
- Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs, candidats et partenaires (physiquement et par téléphone)
- Gérer le courrier, les e-mails, les agendas et l’organisation des réunions et déplacements de la direction
- Assurer la gestion administrative courante : classement, archivage, saisie et mise à jour de documents et de bases de données
- Apporter un support administratif aux agences et faciliter la circulation des informations
- Assurer le suivi des contrats fournisseurs, des assurances, des abonnements et des commandes
- Assister les différents services du siège dans la réalisation de leurs tâches administratives internes.
Gestion du parc automobile (peut nécessiter des déplacements)
- Tenir à jour l’inventaire du parc de véhicules (véhicules de service et de fonction) et le tableau de suivi : attributions, kilométrage, échéances grâce à notre outil de gestion de flotte.
- Assurer le suivi des contrats de location longue durée, de leasing et d’assurance, ainsi que de leurs renouvellements
- Planifier et suivre l’entretien, les contrôles techniques, les réparations et les changements de pneus avec les garages et prestataires
- Gérer les cartes carburants les badges de télépéage et les abonnements associés
- Suivre les sinistres : déclarations, constats, relations avec les assureurs et les garages
- Traiter les amendes et désigner les conducteurs dans les délais réglementaires
- Contrôler la validité des permis de conduire des collaborateurs et des documents concernant les véhicules (cartes grises, attestations d’assurance)
- Gérer la réservation et l’attribution des véhicules de service aux collaborateurs du siège et des agences
Support à la Direction commerciale
- Assurer l’interface avec les agences pour la remontée des documents et informations commerciales
- Participer au montage des supports de réunion
- Accompagnement sur les dossiers d’appels d’offres, notamment sur la partie administrative et le montage des dossiers.
Support au Service informatique
- Gérer l’inventaire du parc informatique et téléphonique (postes, mobiles, licences, accès) et les commandes de matériel
- Participer à la préparation des arrivées et départs de collaborateurs : équipements, création et suppression des accès, en lien avec les RH
- Suivre les contrats et abonnements informatiques (licences, télécoms, prestataires, maintenance) et leurs échéances.
- Suivre et analyser les facturations informatiques et télécom
- Rédiger et diffuser les communications utilisateurs (maintenances, coupures, consignes de sécurité)
Lieu du poste : 15 chemin du vieux chêne, 38240 Meylan